Frederik VI's Hotel | Rugårdsvej 590 | 5210 Odense NV | Tlf: +45 65 94 13 13 | reception@f6h.dk

Persondatapolitik

Et af H.C. Andersens Kongrescenter A/S overordnede mål er at opretholde et højt niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere. H. C Andersen Kongrescenter A/S ønsker med denne politik at kortlægge på en klar og overskuelig måde hvordan H.C. Andersens Kongrescenter A/S håndterer dine personoplysninger.

1. Dataansvarlig

H.C. Andersen Kongrescenter A/S driver konference- og hotelfaciliteter på Fyn. H.C. Andersen Kongrescenter A/S driver Frederik VI’s hotel beliggende ved Korup. ODEON som er et af Danmarks største musik og konferencehuse og beliggende i Odense midtby. H.C. Anders Kongrescenter A/S (benævnes herefter HCA) er dataansvarlig.

HCA’s kontaktoplysninger er:
H.C. Andersen Kongrescenter A/S Claus Bergs Gade 7,
5000 Odense C
Att: COO Christian Belling

HCA Udfører al håndtering af personlige data I overensstemmelse med gældende lovgivning. HCA er på nuværende tidspunkt i gang med at tilpasse relevante processer og systemer i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger(GDPR). HCA leverer som hotelvirksomhed en lang række serviceydelser. For hver enkelt serviceydelse gælder der særskilte vilkår og betingelser. Når du, ved bestilling af én eller flere af disse serviceydelser, afgiver dine personoplysninger til HCA, giver du samtidig dit samtykke til at dine personoplysninger kan behandles af HCA.

2. Hvordan indsamler HCA personoplysninger?

HCA indsamler personoplysninger på følgende vis:

  • Når du vælger at købe og/eller anmode om en af HCA serviceydelser.
  • Fra personer der handler på dine vegne.
  • På B2B marked. For eksempel i salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af HCA serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
  • Via browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af HCA digitale ydelser.
  • Ved indmeldelse i HCA og når du abonnerer på HCA nyhedsbreve.
  • Fra Sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Via TV-overvågning.

Indsamling af personoplysninger samt behandlingen af disse vil til enhver tid ske i henhold til loven. TV- overvågningen er opsat som en tryghedsskabende foranstaltning for medarbejdere og gæster. Overvågningen vil som udgangspunkt finde sted ved hotellets indgang, i gæste- og medarbejderområder i reception og bar samt ved vareindlevering. Optagelser bliver slette efter 30 dage.

3. Hvilke informationer indsamler HCA?

HCA indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger.
  • Kreditkortoplysninger – Eventuelt som garanti for din reservation.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik herunder også brugen af HCA app’s og/eller andre digitale serviceydelser.
  • Brugen af HCA.
  • Feedback via kundeundersøgelser.
  • Feedback via fysiske som onlinebaseret konkurrencer.
  • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner.

Du kan, efter eget ønske, vælge at give HCA personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give HCA mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig. Det kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Medicinsk tilstand

Såfremt du vælger at gøre dette, betragter HCA det samtidig som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger på din profil. Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil HCA i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig eller en samarbejdspartnere. I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om HCA’s vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

4. Online køb med kreditkort

HCA anvender Dansk Internet Betalings System( DIBS www.dibs.dk) , i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som HCA er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer HCA de oplysninger, som du har oplyst, i indtil 5 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.
Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du f. eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen?

HCA indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelser samt i nærværende persondatapolitik. Det er den enkelte serviceydelser, der både afgør hvilke personoplysninger HCA indsamler samt formålet med indsamlingen. HCA’s formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:

  • Behandling af dine reservationer og køb af HCA’s serviceydelser.
  • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.
  • Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af HCA’s serviceydelser.
  • Tilpasning af HCA kommunikation og markedsføring til dig.
  • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.
  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.
  • Administration af din relation til HCA.
  • Opfyldelse af lovkrav.

6. Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå HCA baserer behandlingen af dine personoplysninger. HCA kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, for det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, events/koncerter, mødeafvikling og/eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan HCA behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt. Behandlingen kan også finde sted for at HCA kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette. Af legitime interesser, som HCA forfølger kan blandet andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af HCA’s serviceydelser.

Oplyser du HCA om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger HCA oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos HCA generelt. I nogle tilfælde vil HCA modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – Eksempelvis af en assistent eller lignende. I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om HCA’s vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt HCA ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger HCA er pålagt at registrere.

7. Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder. Rettighederne er som følger:

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger HCA behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, HCA har registreret om dig.
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger HCA har registret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter HCA alle oplysninger, som HCA ikke efter lovgivningen er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder at behandling herefter ophører, medmindre HCA efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Du kan ved skriftlig anmodning til HCA enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger. Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Du kan også kontakte HCA, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. HCA vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse. Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger HCA, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. HCA kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

8. Hvis du ansøger om en stilling HCA

Når du søger en stilling hos HCA behandles de oplysninger, som du har givet HCA i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse. HCA har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende IT-leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Det er alene relevante ledere og IT administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysninger. Hvis du bliver ansat i HCA gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med HCA’s persondatapolitik for medarbejdere. Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 2 måneder efter afslaget er givet. HCA indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen. HCA kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning. HCA beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik. Hvis der ønskes adgang til oplysninger, som HCA behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at HCA sletter dine oplysninger, kan der rettes henvendelse til HCA af via e-mail: hcandersen@radissonblu.com eller via telefon: 66 14 78 00. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling.

9. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

HCA beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. HCA har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.

HCA kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager HCA løbende back up af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil HCA underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. HCA sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Udover HCA’s interne systemer benytter HCA sig af eksterne leverandører af ITservices, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. HCA har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger. HCA deler og videregiver dine personoplysninger internt i koncernen. Formålet med delingen er at kunne yde den mest optimale service til dig, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i HCA koncernen du henvender dig til. HCA kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed. HCA sletter dine personoplysninger, når HCA efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

10. Cookies

HCA anvender cookies til HCA’s digitale ydelser. Yderligere oplysninger om vores cookiepolitik kan findes her: http://odeonodense.dk/cookies

11. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til HCA’s behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:

H.C. Andersen Kongrescenter A/S Claus Bergs Gade 7,
5000 Odense C
Att: COO Christian Belling

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage rettes til Datatilsynet. Ændringer for sidste revision af politikken ses nedenfor:
25.maj 2018.